Adieu manuelle Prozesse – hallo automatisierte Buchhaltung

Unser Alltag wird in vielen Bereichen von Automatisierungen und Apps erleichtert. Dies gilt künftig auch für deine Buchhaltung. Kein Unternehmen kann auf die Buchhaltung verzichten. Sie regelt nicht nur die Überweisung des monatlichen Gehaltes, sondern verbucht auch die Einnahmen und Ausgaben, organisiert das Mahnwesen und vereint die Erstellung von Jahresabschlüssen und Bilanzen. Hierbei ist eine akkurate Arbeit besonders wichtig, um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen. Dies klingt nicht nur nach sehr viel Aufwand, sondern ist es in der Praxis auch. Doch am Technikhorizont ist Unterstützung im Anmarsch – die automatisierte Buchhaltung. In diesem Artikel erfährst du, was die automatisierte Buchhaltung ist, welche Vor- und Nachteile sie dir bietet und was du dabei beachten musst. Wir sagen dir außerdem, welche Funktionen eine moderne Buchhaltungssoftware beinhalten sollte und welche Tools sich für eine automatisierte Buchhaltung eignen. 

Was bedeutet automatisierte Buchhaltung?

Die selbstständige Durchführung von wiederkehrenden Prozessen durch eine Buchhaltungssoftware wird als automatisierte Buchhaltung bezeichnet. Hierzu zählen zum Beispiel die digitale Verarbeitung von Rechnungen und das automatisierte Mahnwesen. Durch die eigenständige digitale Abwicklung der meisten buchhalterischen Vorgänge wird die automatisierte Buchhaltung auch als Rechnungswesen 4.0 bezeichnet. Die Software informiert dich darüber, wenn sie Posten nicht zuordnen oder Belege nicht verarbeiten kann. Ebenfalls musst du eingreifen, wenn ein bisher unbekannter Geschäftsvorfall eintritt, den dein System noch nicht kennt. Sobald du einen Standardprozess hierfür definiert hast, kann dir dein Buchhaltungstool diese Handgriffe wieder automatisch abnehmen. Aber wie funktioniert die Automatisierung deiner Buchhaltung? Möglich macht dies die Technologie namens Robotic Process Automation, kurz RPA. Sie bezeichnet die Übernahme von sich wiederholenden Buchungsaufgaben durch den Software-Roboter. Zu diesen Aufgaben zählen die Durchführung von Buchungen, die Synchronisierung von Transaktionen, die Kategorisierung von Ausgaben sowie der Ausweis von Sozialabgaben und Mehrwertsteuer. Außerdem nimmt dir deine automatisierte Buchhaltung den Versand von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen ab, liefert dir ein übersichtliches Finanzreporting und kann Bilanzen für dich erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen autonomer- und automatisierter Buchhaltung? 

Vielleicht hast du im Zusammenhang mit der automatisierten Buchhaltung auch schon einmal den Begriff der autonomen Buchhaltung gehört. Diese beiden Begriffe werden gerne miteinander gleichgesetzt, obwohl es einen wichtigen Unterschied zwischen ihnen gibt. Die automatisierte Buchhaltung ist in der Lage, Standardprozesse selbstständig abzuarbeiten, benötigt bei unbekannten Geschäftsvorfällen allerdings Unterstützung der Buchhalter*innen. Autonome Programme, die derzeit noch in den Kinderschuhen stecken, können künftig deine komplette Buchhaltung übernehmen – ganz ohne Unterstützung. Sie lernen selbstständig und passen ihre Prozesse automatisch neuen Gegebenheiten an. Dies würde für viele Unternehmen deutlich geringere Kosten mit sich bringen. Ob dieses Vorgehen tatsächlich wünschenswert ist, kannst du in naher oder ferner Zukunft selbst entscheiden. Beachte aber, dass du vor dem Finanzamt immer noch verantwortlich für mögliche Fehler und Unstimmigkeiten wärst, selbst wenn du eine autonome Buchführung in deinem Unternehmen einführst. Diese Verantwortung wird dir keine Software abnehmen, egal ob automatisiert oder autonom.

Diese Vor- und Nachteile hat eine automatisierte Buchhaltung

Eine Software soll deine Aufgaben in der Buchhaltung übernehmen? Verständlicherweise stehst du dieser Neuerung wahrscheinlich ein bisschen skeptisch gegenüber. Doch der Einsatz einer automatisch agierenden Buchhaltungssoftware bietet dir verschiedene Vorteile.

1. Zeitersparnis: Wenn du jede Buchung, egal wie oft du sie in der Vergangenheit bereits gemacht hast, selbst tätigen musst, kostet dich das im Laufe deiner Arbeitswoche ganz schön viel Zeit. Die Digitalisierung deiner Buchhaltung und Automatisierung dieser Prozesse schafft dir Freiräume, wodurch du dich wieder auf deine Kernaufgaben konzentrieren kannst.
2. Kostenersparnis: Mit einer automatisierten Buchhaltung sparst du nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Durch die digitale Verarbeitung benötigst du weniger Papier und Druckertinte und auch du selbst kannst deine Zeit für andere Projekte und Aufgaben nutzen und so neue Mehrwerte für deine Abteilung stiften.
3. Taggenaue Analysen und Auswertungen: In einem automatisierten Buchhaltungssystem kannst du die vorhandenen Informationen deutlich schneller nutzen. Durch standardisierte Auswertungen erzeugt deine Buchhaltung taggenaue Analysen und Auswertungen für dich, die du in deinen Entscheidungsfindungen berücksichtigen kannst.
4. Fehlerminimierung: Durch die standardisierte Bearbeitung deiner Geschäftsprozesse sinkt die Fehlerquote. Damit steigt die Effizienz deiner Buchhaltung.
5. Entlastung der Mitarbeiter*innen: Mit der Nutzung einer automatisierten Buchhaltungsfunktion entfallen monotone Fleißarbeiten – schließlich übernimmt sie das System für dich. Dies wirkt sich positiv auf deine Motivation aus, da du deine Stärken nun gezielter einbringen und Zeit für andere Themenbereiche hast.

Trotz all dieser Vorteile solltest du dir vor Augen halten, dass die automatisierte Buchhaltung auch Nachteile für dein Unternehmen mit sich bringen kann. Dazu zählt zum Beispiel, dass du deine Kolleg*innen zunächst einmal intensiv schulen musst, damit sie mit dem neuen Programm arbeiten können. Es werden nicht alle Prozesse von Beginn an funktionieren. Dennoch musst du dir deine Affinität zum Lernen beibehalten und dich nicht entmutigen lassen. Außerdem benötigt auch die automatisierte Buchhaltung immer mal wieder menschliche Unterstützung, da nicht jeder Vorfall von Anfang an automatisiert werden kann. Dies ist oftmals bei handschriftlichen Quittungen oder neuen Buchungen der Fall. Diese müssen dann zunächst manuell von dir bearbeitet werden.

Die Automatisierung der eigenen Buchhaltung kann sich sowohl für kleine als auch für große Unternehmen lohnen, wenn dieses die Vor- und Nachteile gegeneinander abgewogen hat. 

Dies musst du bei der automatisierten Buchhaltung beachten

Wo Menschen arbeiten, sind auch Menschen für das Ergebnis verantwortlich. Aber wie sieht das bei einer Maschine aus? Auch wenn dir eine Technologie den Großteil deiner Arbeit abnimmt, so stehst dennoch du in der Verantwortung, dass die automatisierten Prozesse richtig funktionieren und die richtigen Entscheidungen aus den erstellten Analysen getroffen werden. Behalte daher immer im Hinterkopf, dass das Finanzamt oder dein*e Vorgesetze*r im Zweifel immer bei dir nachfragen wird, was es mit bestimmten Buchungen auf sich hat, schließlich kann deine Buchhaltungssoftware nicht für dich antworten und ist somit rechtlich gesehen auch nicht für die Ergebnisse verantwortlich. Das gilt insbesondere dafür, dass deine Buchhaltungssoftware den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD entsprechen muss, da ansonsten spätestens bei der Erstellung des Jahresabschlusses Probleme auftreten können.

So automatisierst du deine Buchhaltung in 5 Schritten

Du bist überzeugt von den Vorteilen der automatisierten Buchhaltung und willst das Projekt angehen? Perfekt! Hierfür gehst du folgendermaßen vor:

1. Lege eine Strategie fest: Bevor du startest, legst du fest, welche Anwendungsbereiche deiner Buchhaltung du automatisieren möchtest. Hole dir hierzu auch die Meinung deiner betroffenen Kolleg*innen ein. Legt dabei fest, was Must-Haves und was zusätzliche Wünsche wären.
2. Definiere Kriterien für deine Buchhaltungssoftware: Der Kauf einer Buchhaltungssoftware kann dir einige Handgriffe deiner täglichen Arbeit abnehmen. Lege einen Anforderungskatalog fest, der beinhaltet, welche Funktionen dir und deinen Kolleg*innen wichtig sind. Soll sie dein Mahnwesen automatisieren und auch vorbereitende Buchhaltung betreiben? Möchtest du Angebote digital versenden und XRechnungen erstellen? Wenn ihr euch bei diesen Kriterien einig seid, könnt ihr euch auf die Suche nach den zu euch passenden Tools machen.
3. Vergleiche verschiedene Tools miteinander: Nun geht es ans Eingemachte. Schau dir verschiedene Softwares an und vergleiche diese miteinander. Wenn du dich für eine Variante entschieden hast, die dir am besten erscheint, geht es in die Umsetzung. Die meisten Anbieter*innen bieten kostenlose Testphasen an, während der du die Software kennenlernen oder deine eigenen Anforderungen definieren kannst, damit sie individuell für dein Unternehmen weiterentwickelt werden kann.
4. Testet und implementiert die Software: Nun heißt es testen, testen, testen. Die Funktionen sollten auf Herz und Nieren überprüft, Wünsche und Fehler notiert und positive Bemerkungen gesammelt werden. Setze dich regelmäßig mit deinen Kolleg*innen zusammen und sprecht darüber, wie zufrieden ihr mit dem Tool seid. Dies solltest du anschließend den Anbieter*innen spiegeln, um Lösungsvorschläge zu erhalten. Plane außerdem ausreichend Zeit für die intensive Ersteinweisung ein, damit deine Kolleg*innen sich gut zurechtfinden.
5. Informiere deine Kund*innen: Last but not least musst du deine Kund*innen über die Nutzung deiner neuen Software informieren. Sie müssen zustimmen, damit du ihnen deine Rechnungen zukünftig in digitaler Form zukommen lässt.

Das sollte eine moderne Buchhaltungssoftware für deine automatisierte Buchhaltung können

Wenn du dir eine Buchhaltungssoftware anschaffen möchtest, legst du im Vorfeld fest, welche Funktionen sie aufweisen soll, damit deine automatisierte Buchhaltung auch reibungslos funktioniert. Um dir die Festlegung der Kriterien ein wenig zu erleichtern, haben wir dir nachfolgend zusammengestellt, was eine moderne Buchhaltungssoftware können sollte:

• Erstellung und Bezahlung von Rechnungen
• Archivierung von Rechnungen und Belegen 
• Verarbeitung von digitalen Rechnungen
• Anbindung deiner Bankkonten
• Automatische Kontrolle und Verbuchung von Buchungsposten
• Kontinuierliche Aktualisierungen, um stets alle rechtlichen Richtlinien zu erfüllen
• Erstellung von Betriebsstatistiken und Auswertungen
• Erstellung einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Unterstützung bei der Bilanzerstellung
• Unterstützung bei der Umsatzsteuervoranmeldung gegenüber dem Finanzamt
• Schnittstelle zur Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen

Diese Softwares eignen sich, um deine Buchhaltung zu automatisieren

Da du jetzt weißt, welche Funktionen eine Buchhaltungssoftware mitbringen sollte, damit du automatisierte Buchhaltung mit ihr in deinem Unternehmen etablieren kannst, kommen wir zum nächsten Schritt: Der Auswahl der passenden Software. Auf OMR Reviews haben wir dir eine Vielzahl der verfügbaren Buchhaltungstools zusammengestellt. Anhand der Bewertungen und des Feedbacks unserer Nutzer*innen kannst du die ideale Software identifizieren. Während deiner Recherche wirst du unter anderem auf diese Buchhaltungssoftwares stoßen:

sevDesk

orgaMAX Buchhaltung

Lexoffice

DATEV

Sage 50 Connected

Zervant

Papierkram

easybill

Candis

FastBill

WISO MeinBüro Desktop

Pathway Solutions

Mehr Freiräume durch Automatisierung

Technologien und künstliche Intelligenz werden zukünftig aus unseren Alltag nicht mehr wegzudenken sein. Denn viele nützliche Funktionen verschaffen dir Freiräume und werden die Arbeitswelt von morgen schon heute verändern. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware und einer automatisierten Buchhaltung vereint viele Vorteile für deinen Arbeitsalltag, auch wenn die Umstellung sich vielleicht zunächst etwas merkwürdig anfühlen wird. Aber vertraue hierbei dem Prozess. Du wirst sehen: Es lohnt sich!