Die 5 besten Desk Sharing Softwares im Vergleich

Stell dir vor, du kommst an einem Montagmorgen ins Büro, bereit für die Woche, und der erste Kampf des Tages ist nicht das überfüllte Postfach oder die endlose To-Do-Liste – es ist die Suche nach einem freien Schreibtisch. Genau hier kommt Desk Sharing Software ins Spiel, die diesen Prozess vereinfachen und die Ausnutzung von Büroflächen optimieren kann.

Unser Desk Sharing Software Vergleich hilft dir und deinen Kolleg*innen, den Arbeitsplatz effizient zu verwalten, sodass du mehr Zeit mit produktiver Arbeit und weniger mit der Suche nach einem Arbeitsplatz verbringen kannst. In diesem Artikel erfährst du alles Wichtige über die neuesten Softwarelösungen zum Thema Desk Sharing, worauf du bei der Auswahl achten solltest und welche Tools derzeit die besten Bewertungen auf OMR Reviews erhalten haben.

Was ist Desk Sharing Software?

Desk Sharing Software ist die technologische Antwort auf die Bedürfnisse einer effizienten Arbeitsumgebung. Es handelt sich um digitale Tools, die das Teilen und Buchen von flexiblen Arbeitsplätzen innerhalb deines Büros vereinfachen und optimieren. Oder anders ausgedrückt: Anstatt jedem*r Mitarbeiter*in einen festen Schreibtisch zuzuteilen, ermöglicht Desk Sharing eine dynamische Platzwahl, die auf den täglichen Bedarf und die Präferenzen deines Teams zugeschnitten ist.

Die Kernfunktionen einer Desk Sharing Software beinhalten in der Regel:

• Platzreservierungen: Deine Mitarbeiter*innen können über eine App oder ein Webportal Arbeitsplätze buchen, in der Regel auch im Voraus.

• Verwaltung von Arbeitsplätzen: Administrator*innen können Arbeitsplätze hinzufügen, entfernen und deren Verfügbarkeit konfigurieren.

• Übersicht und Reporting: Reporting-Tools bieten Einblicke in die Nutzungsmuster der gebuchten Arbeitsplätze und helfen, die Raumaufteilung effizient zu gestalten.

• Integrationen: Viele Systeme lassen sich in vorhandene IT-Infrastrukturen wie Kalender, E-Mail-Dienste und Unternehmenssoftware integrieren.

Mit Blick auf diese Features werden im Grunde auch schon die Vorteile von Desk Sharing Software klar:

• Kosteneffizienz: Desk Sharing Software maximiert die Raumnutzung und reduziert dadurch den Leerstand von Arbeitsplätzen.

• Flexibilität: Die Tools ermöglichen es deinen Mitarbeiter*innen, gemäß ihren Aufgaben und Vorlieben Arbeitsplätze zu reservieren – Personen, die beispielsweise an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, können sich flexibel zusammensetzen.

• Kollaboration: Desk Sharing Software fördert die Zusammenarbeit, indem Teams sich nach Bedarf räumlich neu gruppieren können.

• Hygienemanagement: In Zeiten eines erhöhten Gesundheitsbewusstseins kann die Software dazu beitragen, Reinigungsprioritäten festzulegen und Abstandsregeln einzuhalten.

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Nun kann Desk Sharing Software unterschiedlich ausgeprägt sein und von schlichten Buchungssystemen bis hin zu komplexen Management-Tools für den Arbeitsplatz reichen. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung die Kultur und Arbeitsweisen deines Unternehmens unterstützt und zu einer positiven Arbeitsatmosphäre beiträgt. Aus diesem Grund solltest du dir bewusst machen, welche Auswahlkriterien von Bedeutung sind:

So findest du die passende Desk Sharing Software

Bei der Bewertung von Desk Sharing Software spielen mehrere Faktoren eine entscheidende Rolle. Die folgenden Kriterien helfen dir, das passende System für deine Organisation auszuwählen und sicherzustellen, dass es den Anforderungen und Erwartungen deines Teams entspricht:

1. Benutzerfreundlichkeit und Design: Die Software sollte zunächst einmal intuitiv und leicht zu bedienen sein. Ein klares, ansprechendes Design erleichtert die Akzeptanz bei deinen Kolleg*innen und sorgt für eine problemlose Einführung im Büroalltag. Wichtig ist auch, dass die Software eine responsive Gestaltung hat, sodass das Reservieren auf verschiedenen Endgeräten wie Smartphones, Tablets und Desktop-Computern gleichermaßen gut funktioniert.

2. Funktionsumfang und Anpassungsoptionen: Überprüfe, ob die Software die gewünschten Funktionen bietet, wie zum Beispiel die Möglichkeit, unterschiedliche Ressourcen wie Büroflächen, Konferenzräume und Parkplätze zu verwalten. Zudem sollte sie anpassbar sein, um spezifische Bedürfnisse deiner Büroumgebung erfüllen zu können, wie zum Beispiel Raumbeschilderungen, Ausstattungsmerkmale der Arbeitsplätze oder spezielle Buchungsregeln.

3. Integration mit anderen Systemen: Eine gute Desk Sharing Software sollte sich nahtlos in andere Anwendungen integrieren lassen, die in deinem Unternehmen verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise Kalender-Systeme, E-Mail-Clients und HR-Software. Die Fähigkeit, Daten zu synchronisieren und nahtlos mit anderen Tools zu arbeiten, steigert die Effizienz und reduziert Doppelarbeit.

4. Sicherheit und Datenschutz: Angesichts der heutigen Datenschutzbestimmungen muss die Software höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Dies beinhaltet den Schutz von persönlichen Daten sowie unternehmensinternen Informationen. Vertraue auf Anbieter, die konform mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) agieren und regelmäßige Sicherheitsupdates sowie transparente Datenschutzrichtlinien anbieten. Serverstandorte in Deutschland sind zu bevorzugen.

5. Preisgestaltung und Lizenzmodelle: Die Software sollte offensichtlich ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Darüber hinaus kann es aber – je nach Budget und Buchhaltung – interessant sein, ob ein monatliches oder jährliches Abonnement attraktiver ist. Außerdem ist es ratsam, auf eventuelle versteckte Kosten zu achten, die zum Beispiel für zusätzliche Funktionen, Upgrades oder Support anfallen können.

Die Top 5 Desk Sharing Softwares im Vergleich

Nachdem du nun also weißt, worauf es bei einer guten Desk Sharing Software ankommt, stellen wir dir 5 Anbieter vor, die von Nutzer*innen auf OMR Reviews besonders gut bewertet worden sind.

desk.ly

(Kostenlose Demo buchen)

Flexopus

deskbird

Robin

LIZ Smart Office

1. desk.ly

Das erste Tool in unserem Vergleich ist desk.ly

(Kostenlose Demo buchen)

Funktionen von desk.ly

• Intuitive Reservierung von Arbeitsplätzen und weiteren Ressourcen

• Detaillierte Verwaltung der Räumlichkeiten durch aussagekräftige Analysefunktionen

• Benutzerzentriertes Interface, das keinen zusätzlichen Trainingsaufwand benötigt

• Einhaltung höchster Sicherheitsstandards, inklusive ISO/IEC 27001 Zertifikat und DSGVO-konform

• Implementierung von Single Sign-On (SSO) mit Microsoft und Google

• Anbindung an Microsoft Teams und Zapier für zusätzliche Konnektivität

• Mobile App für iOS- und Android-Geräte

desk.ly Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von desk.ly sowie der desk.ly-Alternativen. Dort kannst du mit Hilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und Bewertungen das für dich passende Desk Sharing Tool auswählen.

2. Flexopus

Ebenfalls hoch im Kurs der OMR Reviews-Nutzer*innen steht das Tool Flexopus, das auch die einfache Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen ermöglicht. Die Software bietet zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools wie Microsoft Outlook und Microsoft Teams, wodurch ein ständiger Wechsel zwischen den einzelnen Programmen entfällt. Sämtliche Daten werden zudem DSGVO-konform auf deutschen Servern gehostet.

Weitere Funktionen von Flexopus

• Einfaches Management von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen

• Nahtlose Integration mit Microsoft Teams und Outlook

• Erweiterte Auswertung der Raumnutzung durch detaillierte Analysen

• Hohe Sicherheitsstandards und konsequenter Datenschutz auf deutschen Servern

• Flexible und individuelle Preismodelle für maßgeschneiderte Anforderungen

• Transparente Einblicke in die Raumnutzung, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern

• Intuitives und benutzerfreundliches Buchungssystem

Flexopus Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Flexopus sowie der Flexopus-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Desk Sharing Tool entscheiden. 

3. deskbird

deskbird ist eine Software, die speziell für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen entwickelt wurde. Sie dient als ein zentrales System zur Verwaltung von Büro- und Remote-Arbeitstagen und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Arbeitsplätze und Meetingräume zu buchen. deskbird zielt darauf ab, den Mitarbeitenden bei der Organisation und Planung ihrer Arbeitswoche zu assistieren und damit eine optimierte Nutzung des Büros zu gewährleisten. 

Funktionen von deskbird

• Überblick über die Anwesenheit deiner Mitarbeiter*innen im Büro

• Einfache Planung von Büro- und Homeoffice-Tagen

• Buchungssystem für Arbeitsplätze und Meetingräume

• Workplace Manager für Büroanalysen und Kapazitätsmanagement

• Kompatibilität mit Slack und Microsoft Teams

• Verfügbar als Desktop- und mobile App

deskbird Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von deskbird sowie der deskbird-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Desk Sharing Tool entscheiden.

4. Robin

Robin ist eine weitere Softwarelösung, die es Unternehmen jeglicher Größe ermöglicht, hybride Arbeitsmodelle umzusetzen. Großen Wert legt das Tool dabei auf Echtzeitanalysen, die die Produktivität, Auslastung von Büroflächen und das Engagement deiner Mitarbeiter*innen zu messen. Das Tool lässt sich zudem in andere Apps wie Slack, Zoom oder Google Workspace integrieren. Als Cloud-Lösung wird Robin auf Rechenzentren mit Sicherheits-Zertifizierung nach ISO 27001 gehostet. 

Funktionen von Robin

• Einfache Buchung von Räumen und Schreibtischen für eine flexible Arbeitsgestaltung

• Messung von Büroflächennutzung, Produktivität und Mitarbeiterengagement in Echtzeit

• Plattformintegrationen mit gängigen Apps wie Slack, Zoom und Google Workspace

• Cloud-Service gehostet auf zertifizierten Rechenzentren (inkl. ISO 27001 und SOC)

• Verschiedene Preispakete, anpassbar an die Bedürfnisse deines Unternehmens

• Mögliche Buchung von Demos für alle Pakete

Robin Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Robin sowie der Robin-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Tool zur Verwaltung hybrider Arbeitsmodelle entscheiden. 

5. LIZ Smart Office

Last but not least kommen wir zu LIZ Smart Office. Auch dieses Tool ermöglicht neben der Buchung von Arbeitsplätzen die Verwaltung von Meetingräumen und Parkplätzen in deiner Organisation. Darüber hinaus lassen sich mit dem Tool die Arbeitszeit deiner Kolleg*innen erfassen und die Auslastungen der Büroflächen messen. Zudem kannst du deinen Räumlichkeiten bestimmte Ausstattungsmerkmale zuweisen, die von deinen Mitarbeiter*innen bei der Buchung gefiltert werden können.

Funktionen von LIZ Smart Office

• Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Parkplätzen

• Arbeitszeiterfassung innerhalb der Software

• Integration in bestehende Büroverwaltungssysteme

• Verwaltung und Messung der Flächenauslastung

• Zuweisung und Filterung von Ausstattungsmerkmalen an Arbeitsplätzen

• Im ersten Monat kostenlos nutzbar

LIZ Smart Office Alternativen

Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von LIZ Smart Office sowie der LIZ Smart Office-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete Tool zur Verwaltung deiner Büroumgebung entscheiden.

Fazit: Darauf kommt es bei Desk Sharing Software an

Inzwischen sollte es klar geworden sein: Desk Sharing Software ist in der heutigen Zeit, in der flexible Arbeitsmodelle und hybride Büroumgebungen immer mehr an Bedeutung gewinnen, eine unerlässliche Lösung für dein Unternehmen. Sie hilft dir maßgeblich dabei, Ressourcen effizient zu nutzen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Produktivität in wechselnden Arbeitsumfeldern zu steigern. Mit Features wie Raumreservierung, Arbeitszeiterfassung, Flächenmanagement und Integration mit anderen Kommunikationstools ermöglichen dir diese Softwarelösungen eine anpassungsfähige und dynamische Gestaltung des Arbeitsplatzes. 

Bei der Auswahl einer geeigneten Desk Sharing Software solltest du insbesondere auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsstandards (Stichwort: DSGVO), Integration mit bestehenden Systemen und die Möglichkeit zur detaillierten Auslastungsanalyse achten. Zudem sind transparente und skalierbare Preisstrukturen sowie der Umfang des Kundensupports bedeutende Kriterien.