Reisekostenabrechnung: Das Wichtigste auf einen Blick

Auf eine Geschäftsreise freuen sich die meisten, nicht aber auf die Reisekostenabrechnung danach. Denn schon während der Reise müssen Belege und Quittungen gesammelt werden, die später der Prüfung durch das Finanzamt standhalten müssen. Dieser Artikel bringt mehr Klarheit in das Thema Reisekostenabrechnung. Wir schauen uns an, welche Arten von Reisekosten es gibt, wie sie berechnet werden, bis wann und in welcher Form die Reisekostenabrechnung eingereicht werden muss.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Die Reisekostenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten, die bei einer Geschäftsreise entstehen. Sie setzen sich zusammen aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand. Einige dieser Kosten können anhand von gesetzlich festgelegten Pauschalen ermittelt werden, während andere auf der Grundlage von Belegen berechnet werden. Die Kosten können direkt vom Unternehmen übernommen werden, z. B. die Übernachtungskosten in einem Hotel, sie können aber auch von den Mitarbeiter*innen vor Ort selbst bezahlt werden, z. B. für Taxifahrten am Zielort, und ihnen im Nachhinein erstattet werden. Die Reisekostenabrechnung dient dazu, die Gesamtkosten einer Reise zu ermitteln und berechnen zu können, welcher Betrag den Mitarbeiter*innen erstattet wird. Die Erfassung der Reisekosten kann auf Papierformularen oder mithilfe von Software, wie z.B. circula

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Warum muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Reisekostenabrechnung wird jedoch benötigt, um die beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten zu dokumentieren und die entstandenen Kosten steuerlich geltend zu machen. Mit anderen Worten: Wenn du die Kosten für eine geschäftliche Reise erstattet bekommen möchtest, musst du eine Reisekostenabrechnung erstellen. Geschäftlich bedingte Ausgaben sind Ausgaben, die bei der Ausübung der beruflichen Tätigkeit entstehen.

 

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden und welche Posten enthalten sie?

Die Reisekosten setzen sich aus vier verschiedenen Kostenarten mit mehreren Posten zusammen:

1. Fahrtkosten

• Flugtickets
• Zugtickets
• Bus- oder Straßenbahntickets
• Mietwagen
• Taxi
• Parkgebühren

2. Übernachtungskosten

• Hotelzimmer
• Ferienwohnung
• Hostel
• Campingplatzgebühren

3. Verpflegungsmehraufwand

• Essen und Trinken im Restaurant
• Lebensmittel im Supermarkt
• Snacks und Getränke unterwegs

4. Reisenebenkosten

• Eintrittskarten für Sehenswürdigkeiten
• Ausgaben für Souvenirs oder Geschenke
• Kosten für zusätzliche Aktivitäten wie Ausflüge oder Touren

Es gibt zudem Ausgaben, die nicht erstattet werden. Dazu gehören:

• Minibar im Hotel
• Wellness-Anwendungen
• Aufpreis für zusätzliches Gepäck
• Pay-TV

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Was sind Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind Kosten, die während der Dienstreise zusätzlich zu den Reisekosten, wie Fahrt- und Übernachtungskosten, anfallen.

Dazu gehören unter anderem:

• Telefonkosten für dienstliche Gespräche
• Kosten für WLAN im Hotel
• Selbst bezahlte Verpflegungskosten
• Trinkgelder
• Eintrittskarten (berufliche Veranstaltungen, Messen, Ausstellungen)
• Mietwagen, Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel am Reiseziel
• Reisegepäckversicherung
• Kosten für Gepäckaufbewahrung
• Park- und Mautgebühren
• Schadenersatzforderungen bei einem Verkehrsunfall
• Diebstahl von Gegenständen, privat wie beruflich, sofern für berufliche Zwecke benötigt

Unternehmen können gegen Vorlage von Belegen die Vorsteuer abziehen. Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschalen. Reisenebenkosten werden vom Finanzamt in voller Höhe steuerfrei erstattet, wenn sie durch Rechnungen, Quittungen oder Ähnliches nachgewiesen werden können. Sind keine Belege vorhanden, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle wichtigen Informationen angegeben sind. Bei Unklarheiten sollte immer vorher eine fachkundige Person, etwa vom Finanzamt, um Auskunft gebeten werden.

Wer übernimmt die Reisekosten?

In der Regel übernimmt das Unternehmen die Reisekosten und kann diese als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Übernimmt das Unternehmen die Kosten nicht, können Arbeitnehmer*innen diese über ihre jährliche Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Voraussetzung ist, dass alle Belege wie Tankquittungen, Hotelrechnungen und Fahrkarten aufbewahrt und eingereicht werden. Was nicht geht: Reisekosten über eine Reisekostenabrechnung und gleichzeitig über die Einkommenssteuererklärung absetzen.

Wie werden Reisekosten richtig abgerechnet?

Wie die Reisekosten abgerechnet werden, entscheidet das Unternehmen. Das Unternehmen legt den Prozess, Vorgaben zur Genehmigung, Reiserichtlinien und Fristen fest. Meist wird den Mitarbeiter*innen ein Erstattungsformular zur Verfügung gestellt, das sie ausfüllen müssen. Das kann in Papierform oder elektronisch erfolgen. Eine Software zur Reisekostenabrechnung, wie z. B. Payhawk (jetzt kostenlose Demo buchen), kann diesen Prozess erleichtern. Schauen wir uns nun die Kostenarten und ihre Berechnung genauer an.

1. Fahrtkosten

Bei Bahn- und Flugreisen wird das Ticket in der Regel im Voraus gebucht und vom Unternehmen bezahlt. Die genauen Kosten lassen sich leicht ermitteln. Die Fahrtkosten werden grundsätzlich in voller Höhe erstattet, wenn ein gültiger Nachweis vorliegt. Wenn das Unternehmen vorschreibt, dass die Mitarbeiter*innen öffentliche Verkehrsmittel benutzen müssen, sie aber mit dem Auto fahren, besteht nur Anspruch auf Erstattung der üblichen Bahn- oder Flugkosten, nicht aber auf Kilometergeld für das Fahrzeug.

Die Fahrtkosten für Pkw können auf drei verschiedene Arten berechnet werden:

1. Kilometerpauschale (bspw. 30 Cent pro Kilometer)
2. Tatsächlicher Aufwand
3. Fahrzeugabhängiger Kilometersatz

Wird keine Kilometerpauschale angewendet, ist ein Fahrtenbuch mit detaillierten Angaben zu den Fahrten unerlässlich. 

Wenn Mitarbeiter*innen mit ihrem privaten Pkw fahren und den Kilometersatz nutzen, müssen sie die jährlich anfallenden Kosten für ihren Pkw addieren und diese Summe durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Sie erhalten dann anteilig den Betrag für die Dienstfahrt.

2. Übernachtungskosten

Für Übernachtungskosten gibt es Pauschalen, die jedoch selten genutzt werden und auch nicht immer anwendbar sind. Häufig sind die Übernachtungskosten höher als die Pauschale. Daher werden hier die tatsächlich angefallenen Kosten berücksichtigt und bei Vorlage einer gültigen Rechnung in voller Höhe erstattet. Zum Verpflegungsmehraufwand zählt auch das Frühstück. Wird ein Hotelzimmer inklusive Frühstück gebucht, ist dies bei der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.

3. Verpflegungsmehraufwand

Der Verpflegungsmehraufwand ist die Erstattung der Ausgaben für Nahrungsmittel und Getränke. Die richtige Berechnung ist für viele Dienstreisende der komplizierteste Teil. Zum einen gibt es hier Pauschalbeträge. Diese gelten aber nur für Inlandsreisen. Es gibt die kleine Pauschale (14 €) für Geschäftsreisen ab acht Stunden und die große Pauschale (28 €) für Geschäftsreisen ab 24 Stunden. Die kleine Pauschale gilt unabhängig davon, wie lange die Mitarbeiter*innen am An- und Abreisetag unterwegs sind.
Der Reisetag wird immer vom Zeitpunkt der Abreise bis Mitternacht erfasst.

Für eine dreitägige Inlandsreise könnte die Berechnung wie folgt aussehen:

• Tag 1: Anreise 16:00 - 24.00 Uhr = 14 €
• Tag 2: Messeaufenthalt 00.00 – 24.00 Uhr = 28 €
• Tag 3: Abreisetag 00.00 – 16.00 Uhr = 14 €

Der Verpflegungsmehraufwand beläuft sich dann auf 56 €.

Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, werden 20 % abgezogen. Kommt eine Einladung zum Essen hinzu, werden weitere 40 % abgezogen.

Insgesamt reduziert sich der Verpflegungsmehraufwand also um 60 %. Wird ein Nachweis über die genauen Kosten einer Bewirtung vorgelegt, wird der Betrag nicht prozentual gekürzt, sondern genau um den Betrag, den das Essen gekostet hat. Eine Nachzahlung ist nicht zu befürchten, wenn dieser Betrag die Pauschale übersteigt. Bei Auslandsreisen wird anders gerechnet. Auch hier gibt es die kleine und die große Pauschale, wobei der Betrag je nach Reiseziel variiert. Es ist wichtig, die Pauschalen und Werte regelmäßig zu überprüfen, da sie sich von Zeit zu Zeit ändern.

Was muss die Abrechnung von Reisekosten enthalten?

Es gibt keine formalen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung. Da die Reisekosten vom Unternehmen aber als Betriebsausgaben abgesetzt werden, muss die Auflistung der Ausgaben aussagekräftig sein und belegt werden.

Die Reisekostenabrechnung sollte daher folgende Angaben enthalten:

1. Allgemeine Angaben

• Name, Abteilung, Steuernummer des oder der Reisenden
• Dauer der Reise
• Datum von Beginn und Ende der Reise
• Reiseziel
• Dauer und Zweck der Reise

2. Fahrtkosten

3. Übernachtungskosten

4. Verpflegungsmehraufwand

5. Reisenebenkosten

Aufgeführte Kosten, die keine Pauschalbeträge sind, müssen durch Rechnungen und Quittungen belegt werden. Liegen keine Belege vor, kann in Ausnahmefällen ein „Eigenbeleg“ beigefügt werden.

Wie lange können Reisekosten rückwirkend abgerechnet werden?

Die gesetzliche Verjährungsfrist für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen beträgt gemäß § 195 BGB drei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem die Kosten entstanden sind. Unternehmen können jedoch im Arbeitsvertrag eigene Reisekostenrichtlinien mit einer kürzeren Frist festlegen. Einzige Einschränkung ist, dass die Frist zur Einreichung der Reisekostenabrechnung drei Monate nicht unterschreiten darf. Für Arbeitnehmer*innen ist es von Vorteil, ihre Reisekosten zeitnah einzureichen. So ist eine fristgerechte Abrechnung gewährleistet.

Gibt es formale und gesetzliche Vorgaben für die Reisekostenabrechnung?

Wie bereits erwähnt, gibt es für die Reisekostenabrechnung selbst keine formalen Vorgaben. Was die gesetzlichen Vorgaben angeht, gibt es jedoch ein paar wichtige Dinge zu beachten. Zum einen muss es sich um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handeln, was durch entsprechende Belege nachzuweisen ist. Zum anderen gibt es bestimmte Obergrenzen für Ausgaben, die berücksichtigt werden müssen. Die Ausgaben müssen gerechtfertigt und verhältnismäßig sein. 

Darüber hinaus gibt es formale Kriterien für in Deutschland ausgestellte Rechnungen bzgl. der Reisebelege, die erfüllt sein müssen. Diese sind im § 14 UStG festgelegt.

Eine Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
• Kurzbeschreibung der Leistung
• Rechnungsdatum
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Steuernummer des Rechnungsstellers
• Nettobetrag der Rechnung
• Mehrwertsteuersätze und Mehrwertsteuersumme

Fehlen diese Angaben auf einem Beleg, kann dieser in der Reisekostenabrechnung u. U. nicht berücksichtigt werden. Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 €, gelten die Erleichterungsvorschriften gemäß § 33 UstDV. Auch bei ausländischen Rechnungen ist das Finanzamt nicht ganz so streng. 

Rechnungen über Übernachtungskosten oder auch Rechnungen für Leihwagen müssen immer das Unternehmen als Rechnungsempfänger ausweisen. Es reicht nicht aus, die Rechnung auf Mitarbeiter*innen auszustellen. Das Finanzamt akzeptiert diese Rechnungen sonst höchstwahrscheinlich nicht. Bei Unsicherheiten und Unklarheiten sollte immer ein*e Expert*in zurate gezogen werden. 

Du kannst Rechnungen übrigens auch digital erfassen. Wie das funktioniert und was du dabei beachten musst, erfährst du im Artikel „Rechnungen digitalisieren: So klappt’s auf jeden Fall!“ nachlesen.

Welche Softwares eignen sich für die Reisekostenabrechnung? 

Um die Reisekostenabrechnung zu erleichtern, lohnt es sich, über eine Software zur Reisekostenabrechnung nachzudenken. Hier gibt es bspw. Travel Management Software & Tools sowie Spend Management Software & Tools.

Für den Start haben wir dir eine Übersicht mit verschiedenen Tools erstellt: 

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